Umowa o pracę z podpisem elektronicznym
Umowę o pracę można zawrzeć elektronicznie. Żeby forma elektroniczna zastąpiła pisemną, obie strony podpisują ją podpisem kwalifikowanym. Oto co mówią przepisy i jak zrobić to w Dazr Sign.
Co mówią przepisy
Art. 29 § 2 Kodeksu pracy: umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza mu na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy i jej warunków.
Art. 781 Kodeksu cywilnego: do zachowania formy elektronicznej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a tak złożone oświadczenie jest równoważne z oświadczeniem w formie pisemnej. W sprawach nieuregulowanych w prawie pracy przepisy Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio (art. 300 Kodeksu pracy).
Zgodnie z art. 25 rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014 kwalifikowany podpis elektroniczny ma taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny, w każdym kraju UE. Certyfikat kwalifikowany wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania z unijnej listy zaufania, w Polsce na przykład Certum, KIR (Szafir) lub EuroCert.
Jak to zrobić w Dazr Sign
- Wgraj umowę. Jako PDF albo plik Word: Dazr Sign zamieni go na PDF.
- Dodaj osoby podpisujące. Pracownika i osobę, która podpisuje w imieniu pracodawcy, z polami podpisu i daty, i w razie potrzeby kolejnością.
- Wybierz podpis kwalifikowany. Dla każdej z tych osób wybierz Podpisuje podpisem kwalifikowanym. Osoba pobiera PDF, podpisuje go swoim certyfikatem kwalifikowanym, na przykład w swoim programie do podpisu, i wgrywa z powrotem.
- Dazr Sign sprawdza i pieczętuje. Każdy podpis kwalifikowany jest sprawdzany z unijnymi listami zaufania i pozostaje ważny w podpisanej kopii. Gdy wszyscy podpiszą, obie strony dostają podpisany dokument e-mailem.
Inne dokumenty pracownicze
Nie każdy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego. Informację o warunkach zatrudnienia, na przykład o normach i wymiarze czasu pracy, pracodawca przekazuje w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Gdy chcesz, żeby pracownik potwierdził taki dokument, wystarcza podpis kodem z e-maila w Dazr Sign: każda osoba potwierdza swój adres 6-cyfrowym kodem, szczegółowa ścieżka audytu zapisuje każdy krok, a podpisany PDF jest pieczętowany, więc każda późniejsza zmiana jest widoczna.
Pytania o umowę o pracę w formie elektronicznej
Czy umowa o pracę podpisana elektronicznie jest ważna?
Tak. Umowa o pracę podpisana przez obie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym zachowuje formę elektroniczną, która jest równoważna z formą pisemną (art. 78¹ Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy).
Kto musi mieć podpis kwalifikowany?
Obie strony: pracownik oraz osoba, która podpisuje umowę w imieniu pracodawcy. Każda podpisuje własnym certyfikatem kwalifikowanym.
Jakie certyfikaty przyjmuje Dazr Sign?
Każdy kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na certyfikacie od dostawcy z unijnej listy zaufania, z Polski albo z innego kraju UE. Dazr Sign sprawdza go z unijnymi listami zaufania.
Czy pracownik potrzebuje konta w Dazr?
Nie. Otwiera link z e-maila, pobiera PDF, podpisuje go swoim certyfikatem i wgrywa z powrotem. Podpisywanie dokumentów, które ktoś Ci wysyła, jest zawsze bezpłatne.
Ile to kosztuje?
W planie Free wysyłasz 5 dokumentów miesięcznie za darmo. Pro kosztuje 10 € za użytkownika miesięcznie, netto, z nieograniczoną wysyłką, szablonami i wysyłką masową.
Gdzie są przechowywane dokumenty?
Dazr to włoska firma, a dokumenty i ścieżki audytu są przechowywane na serwerach w Niemczech, w UE.
Dobrze wiedzieć
Ta strona zawiera ogólne informacje, a nie poradę prawną. W konkretnej sprawie zapytaj prawnika lub doradcę kadrowego. Źródła: Kodeks pracy (art. 29 i 300), Kodeks cywilny (art. 781) i rozporządzenie eIDAS (UE) nr 910/2014. Ostatnio sprawdzono 19 października 2026 r.
Jakiego podpisu potrzebuję? · Cennik · Dazr Sign w porównaniu